Automatyczne powiadomienia i alerty – dobre praktyki w zarządzaniu ryzykiem

Automatyczne powiadomienia i alerty w platformie YourCX stanowią kluczowy element skutecznego zarządzania ryzykiem w obszarze doświadczeń klienta (CX). Dzięki nim organizacje mogą natychmiast reagować na niepokojące sygnały, minimalizując potencjalne straty i poprawiając jakość obsługi. Poniżej przedstawiamy dobre praktyki w wykorzystaniu tych mechanizmów, wraz z przykładami zastosowania.

Natychmiastowe powiadomienia o negatywnych doświadczeniach klientów

YourCX umożliwia konfigurację alertów, które informują odpowiednie osoby w organizacji o pojawieniu się negatywnych opinii czy ocen, takich jak niskie wartości NPS. Dzięki temu możliwa jest szybka interwencja i rozwiązanie problemu zanim eskaluje.

Przykład: Sieć sklepów detalicznych otrzymuje automatyczne powiadomienie, gdy klient ocenił wizytę na 2/10 i zgłosił problem z obsługą. Menedżer regionalny natychmiast kontaktuje się z kierownikiem sklepu, aby wyjaśnić sytuację i wdrożyć działania naprawcze.

Monitorowanie trendów i wykrywanie anomalii

Platforma pozwala na ustawienie alertów, które informują o istotnych zmianach w trendach, takich jak spadek satysfakcji w określonym okresie czy wzrost liczby negatywnych komentarzy dotyczących konkretnego aspektu usługi.

Przykład: Firma telekomunikacyjna zauważa, że w ciągu ostatniego tygodnia liczba negatywnych opinii dotyczących jakości połączeń wzrosła o 30%. Dzięki alertowi, zespół techniczny szybko identyfikuje problem z nową aktualizacją oprogramowania i wdraża poprawkę.

Automatyczne tworzenie zadań na podstawie powiadomień

YourCX umożliwia automatyczne generowanie zadań w systemie zarządzania projektami na podstawie określonych alertów. Każde zadanie może mieć przypisanego właściciela, termin realizacji oraz opis wymaganych działań.

Przykład: W przypadku otrzymania negatywnej opinii dotyczącej procesu zwrotów, system automatycznie tworzy zadanie dla zespołu obsługi klienta z prośbą o kontakt z klientem i rozwiązanie problemu w ciągu 24 godzin.

Personalizacja częstotliwości i zakresu powiadomień

Użytkownicy mogą dostosować częstotliwość otrzymywania powiadomień (np. natychmiastowo, raz dziennie, raz w tygodniu) oraz zakres informacji zawartych w alertach, co pozwala na efektywne zarządzanie informacjami i unikanie przeciążenia danymi.

Przykład: Menedżer ds. jakości ustawia codzienne podsumowanie wszystkich negatywnych opinii z ostatnich 24 godzin, zawierające kluczowe informacje, takie jak lokalizacja, opis problemu i proponowane działania naprawcze.

Integracja alertów z innymi systemami

YourCX oferuje możliwość integracji alertów z innymi narzędziami, takimi jak systemy CRM czy platformy komunikacyjne, co umożliwia szybsze reagowanie i lepszą koordynację działań między zespołami.

Przykład: Alert o negatywnej opinii klienta jest automatycznie przesyłany do systemu CRM, gdzie tworzy się nowe zgłoszenie serwisowe przypisane do odpowiedniego konsultanta, który kontaktuje się z klientem w celu rozwiązania problemu.